Ưu đãi

Quy trình 5S là gì?

Quy trình 5S là gì? Bạn đang tìm hiểu nó để áp dụng? Bài viết này sẽ cung cấp tất tần tật về tiêu chuẩn 5S, giúp bạn hiểu rõ hơn và có thể áp dụng vào tổ chức của mình. 

5S là gì
5S là gì

Định nghĩa quy trình 5S

Nguồn gốc: quy trình 5S được bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota của tập đoàn Công nghiệp Toyota, Nhật Bản, nơi những người đứng đầu tổ chức tìm cách nâng cao hiệu quả công việc. Đây là một hệ thống bí mật, tuy nhiên, do sự phát triển bùng nổ của kinh tế Nhật Bản vào những năm 1980, cộng với sự giao thương giữa các nước phát triển, tiêu chuẩn 5S đã được hình thành.

Khái niệm: quy trình 5S là quy trình làm cho chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh công ty (tham khảo tại Wikipedia). Quy trình 5S bao gồm 5 bước tương ứng với 5 chữ S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). 

Quy trình thực hiện 5S

Các bước trong quy trình thực hiện 5S phải được làm đúng theo thứ tự, sàng lọc để loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp lại một cách khoa học, dọn dẹp sạch sẽ các khu vực, thường xuyên săn sóc để giữ gìn, và cuối cùng chính là sẵn sàng làm việc hiệu quả.

Quy trình 5S
Quy trình 5S

Seiri (Sàng lọc)

Là bước đầu tiên trong quy trình 5S, đây là bước xem xét, lọc bỏ những thứ không cần thiết, tinh giảm nơi làm việc. Giai đoạn phân loại này cũng nhằm mục đích để lên phương án thực hiện 4S còn lại.

Để việc phân loại dễ dàng nên sử dụng các thùng phân loại với các mục: 

  • Giữ: thùng này sẽ chứa đựng những vật dụng thiết yếu, thường xuyên

sử dụng, sau khi phân loại sẽ được sắp xếp trở lại văn phòng.      

  • Loại bỏ: các vật dụng không cần thiết, hư hỏng, lỗi thời sẽ được

cho vào thùng này và đem vứt bỏ.         

  • Cân nhắc: các vật dụng trong thùng sẽ được giữ lại một khoảng thời

gian để xem xét liệu có nên vứt bỏ hay giữ chúng.      

  • Di chuyển: gồm những vật dụng không thường xuyên sử dụng, tuy

nhiên phải có lúc cần thiết thì sẽ được di dời sang nơi khác phù hợp hơn.

Seiton (Sắp xếp)

Ở bước này, thực hiện sắp xếp, tổ chức lại các vật dụng được giữ lại ở bước đầu sao cho dễ thấy, dễ lấy và trả lại vị trí cũ. Khi sắp xếp mọi thứ đúng nơi, đúng chỗ sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian để tìm kiếm.

Khi sắp xếp cần lưu ý, cân nhắc vị trí của từng vật dụng để tạo sự thuận tiện nhất có thể cho nhân viên khi cần sử dụng.

Seiso (Sạch sẽ)

Thường xuyên vệ sinh thiết bị, máy móc, vật dụng, các khu vực dễ bám bẩn, việc này không chỉ giúp môi trường làm việc sạch sẽ mà còn hạn chế sự hư hỏng không đáng có ở máy móc khi không được vệ sinh kịp thời, đặc biệt là giữ gìn sức khỏe nhân viên khỏi tác nhân gây bệnh từ vi khuẩn có trong môi trường làm việc.

Giúp cho việc thực hiện vệ sinh thuận lợi, dễ dàng hơn nên có lịch trình, kế hoạch vệ sinh cụ thể, có hướng dẫn các hạng mục cần vệ sinh và phổ biến cho nhân viên.

Seiketsu (Săn sóc)

Duy trì củng cố và thực hiện liên tục ba bước trên để tạo tiền đề cho việc hoàn thành 5S. Ngoài ra nên có những văn bản cụ thể về tiêu chuẩn 5S của công ty như phiếu đánh giá để kiểm tra và tạo sự thống nhất trong thực hiện quy trình 5S.

Các bước thực hiện 5S
Các bước thực hiện 5S là gì

Shitsuke (Sẵn sàng)

Mỗi cá thể trong tổ chức cần rèn luyện các bước trên để có thể tự giác thực hiện, đồng thời tuân thủ các quy định của văn phòng, sẵn sàng làm việc. Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo quy trình 5S, giám sát, kiểm tra góp phần tạo thói quen cho nhân viên.

Lý do 5S phổ biến? 

Quy trình 5S phổ biến là do quy trình này sử dụng được cho đa dạng tổ chức, từ 5S trong nhà máy, xí nghiệp cho tới văn phòng, công ty; với nhiều quy mô từ lớn đến nhỏ.

Học hỏi và áp dụng quy trình 5S ở Nhật tại các doanh nghiệp Việt Nam giúp các doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích.

Lợi ích của quy trình 5S là gì?

Lợi ích của 5S là gì
Lợi ích của 5S là gì

Các tổ chức áp dụng thành công quy trình 5S sẽ không chỉ có một không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ mà còn tạo được nhiều lợi ích khác.

  • Loại bỏ vật dụng không cần thiết, nơi làm việc sạch sẽ và có tổ chức: nhờ vào bước Seiri sàng lọc những vật dụng nên bỏ, nên giữ lại, những đồ đạc liên quan và không liên quan tới công việc.  
  • Giảm thiểu sự lãng phí: lãng phí ở đây bao gồm thời gian tìm kiếm, vận chuyển vật dụng, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị hư hỏng do không được vệ sinh kịp thời.  
  • Xây dựng củng cố và nâng cao trách nhiệm của nhân viên: đối với việc đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể, thực hiện săn sóc thường xuyên, tạo cho nhân viên thói quen duy trì và tự kiểm tra các bước ở quy trình 5S và từ đó có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình hơn.
  • Tạo dựng mối quan hệ giữa nhân viên, nâng cao đời sống tinh thần, nâng cao hiệu suất làm việc: việc cùng nhau xây dựng quy trình 5s tạo sự tương tác, giao lưu giữa các nhân viên, giúp tinh thần thoải mái, từ đó tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn, năng suất lao động cao hơn.

6 bước áp dụng quy trình 5S

Quy trình thực hiện 5S

Vậy các bước áp dụng 5S là gì? Dưới đây là 6 bước cơ bản nhưng là mấu chốt góp phần quyết định sự thành bại của việc thực hiện quy trình 5S

  • Bước 1: Lên kế hoạch

Để thuận lợi trong quá trình triển khai 5S, trước tiên nên tiến hành khảo sát các khu vực, lập kế hoạch và các tổ thực hiện. Kế hoạch này nên được viết rõ ràng và bao gồm tiến độ dự kiến.

  • Bước 2: Đào tạo và chỉ dẫn

Tổ chức hướng dẫn, chia sẻ các tiêu chí, mục đích của 5S cho những người liên quan.

  • Bước 3: Chọn lựa khu vực

Sau khi có kế hoạch cụ thể, nhân lực thực hiện, tiến hành khảo sát các khu vực, chọn ra khu vực để các công cụ hỗ trợ, các khu vực cá nhân thì nên được tôn trọng, sau đó đánh giá sơ bộ các tiêu chí 5S. 

  • Bước 4: Triển khai thực hiện

Ở bước này, tập trung vào thực hiện các bước trong 5S ( bao gồm 5 chữ S ở phần trên).

  • Bước 5: Không ngừng cải tiến

Để đạt được kết quả tốt trong triển khai 5S phải luôn phân tích, đánh giá những kết quả đã đạt được, học hỏi kinh nghiệm từ những doanh nghiệp đi trước cùng quy mô.

  • Bước 6: Tạo thói quen và triển khai cho các khu vực khác.

Yếu tố giúp quy trình thực hiện 5S thành công

Áp dụng thành công quy trình 5S
Áp dụng thành công quy trình 5S
  • Lãnh đạo: nhà lãnh đạo nên có sự hỗ trợ và chỉ dẫn kịp thời trong quá trình triển khai quy trình 5S, đặc biệt là các bước đầu.
  • Tự nguyện: các thành viên trong tổ chức sẵn sàng tham gia vào công việc, tự giác thực hiện nhiệm vụ được giao.
  • Đào tạo: tổ chức đào tạo cho nhân viên hiểu rõ về quy trình, nắm bắt được các bước cần làm, từ đó, họ có thể sẽ tự nguyện tham gia xây dựng quy trình này.
  • Cải tiến: thường xuyên thực hiện và cập nhật các tiêu chuẩn trong quy trình để đạt được kết quả tốt hơn.

Trên đây là các chia sẻ về quy trình 5S, mong rằng qua bài viết, các bạn sẽ biết được 5S là gì? các lợi ích và cách thức áp dụng nó. Chúc các bạn thành công!

Ngoài ra, hiện nay quy trình tiêu chuẩn 5S đã được phát triển thành tiêu chuẩn 6S ( chữ S thứ sáu là Safety-An toàn), để tìm hiểu thêm về quy trình này hãy theo dõi website: vesinhcongnghiepviet.com.

Trang tin tức tổng quan ngành vệ sinh công nghiệp

Web: vesinhcongnghiepviet.com

Email: hotro.vesinhcongnghiepviet@gmail.com

SĐT: 0336065168

Hotline 0336065168

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *