Bạn đã nghe nhiều về quy trình 5S và 6S? Bạn tự hỏi liệu hai quy trình này có gì khác biệt và phân vân không biết nên áp dụng quy trình nào cho doanh nghiệp hay đơn giản là căn phòng của mình. Trong bài viết này, VesinhcongnghiepViet sẽ cung cấp các thông tin về tiêu chuẩn vệ sinh 5S và 6S.
Giới thiệu về 5S
Nguồn gốc: quy trình 5S được bắt nguồn từ Hệ thống sản xuất Toyota của tập đoàn Công nghiệp Toyota, Nhật Bản, nơi những người đứng đầu tổ chức tìm cách nâng cao hiệu quả công việc. Đây là một hệ thống bí mật, tuy nhiên, do sự phát triển bùng nổ của kinh tế Nhật Bản vào những năm 1980, cộng với sự giao thương giữa các nước phát triển, tiêu chuẩn 5S đã được hình thành.
Khái niệm: quy trình 5S là quy trình làm cho chỗ làm việc sạch sẽ, gọn gàng, mọi người đều cảm thấy thoải mái, vui vẻ, năng suất lao động cao, hiệu quả tức thời, hiện ra ngay trước mắt, tạo hình ảnh công ty (tham khảo tại Wikipedia). Quy trình 5S bao gồm 5 bước tương ứng với 5 chữ S: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng).
Quy trình thực hiện 5S
Tiêu chuẩn vệ sinh rất quan trọng. Các bước trong quy trình thực hiện 5S phải được làm đúng theo thứ tự, sàng lọc để loại bỏ những thứ không cần thiết, sắp xếp lại một cách khoa học, dọn dẹp sạch sẽ các khu vực, thường xuyên săn sóc để giữ gìn, và cuối cùng chính là sẵn sàng làm việc hiệu quả.
Seiri (Sàng lọc)
Là bước đầu tiên trong quy trình 5S, đây là bước xem xét, lọc bỏ những thứ không cần thiết, tinh giảm nơi làm việc. Giai đoạn phân loại này cũng nhằm mục đích để lên phương án thực hiện 4S còn lại.
Để việc phân loại dễ dàng nên sử dụng các thùng phân loại với các mục:
- Giữ: thùng này sẽ chứa đựng những vật dụng thiết yếu, thường xuyên
sử dụng, sau khi phân loại sẽ được sắp xếp trở lại văn phòng.
- Loại bỏ: các vật dụng không cần thiết, hư hỏng, lỗi thời sẽ được
cho vào thùng này và đem vứt bỏ.
- Cân nhắc: các vật dụng trong thùng sẽ được giữ lại một khoảng thời
gian để xem xét liệu có nên vứt bỏ hay giữ chúng.
- Di chuyển: gồm những vật dụng không thường xuyên sử dụng, tuy
nhiên phải có lúc cần thiết thì sẽ được di dời sang nơi khác phù hợp hơn.
Seiton (Sắp xếp)
Ở bước này, thực hiện sắp xếp, tổ chức lại các vật dụng được giữ lại ở bước đầu sao cho dễ thấy, dễ lấy và trả lại vị trí cũ. Khi sắp xếp mọi thứ đúng nơi, đúng chỗ sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian để tìm kiếm.
Khi sắp xếp cần lưu ý, cân nhắc vị trí của từng vật dụng để tạo sự thuận tiện nhất có thể cho nhân viên khi cần sử dụng.
Seiso (Sạch sẽ)
Thường xuyên vệ sinh thiết bị, máy móc, vật dụng, các khu vực dễ bám bẩn, việc này không chỉ giúp môi trường làm việc sạch sẽ mà còn hạn chế sự hư hỏng không đáng có ở máy móc khi không được vệ sinh kịp thời, đặc biệt là giữ gìn sức khỏe nhân viên khỏi tác nhân gây bệnh từ vi khuẩn có trong môi trường làm việc.
Giúp cho việc thực hiện vệ sinh thuận lợi, dễ dàng hơn nên có lịch trình, kế hoạch vệ sinh cụ thể, có hướng dẫn các hạng mục cần vệ sinh và phổ biến cho nhân viên.
Seiketsu (Săn sóc)
Duy trì củng cố và thực hiện liên tục ba bước trên để tạo tiền đề cho việc hoàn thành 5S. Ngoài ra nên có những văn bản cụ thể về tiêu chuẩn 5S của công ty như phiếu đánh giá để kiểm tra và tạo sự thống nhất trong thực hiện quy trình 5S.
Shitsuke (Sẵn sàng)
Mỗi cá thể trong tổ chức cần rèn luyện các bước trên để có thể tự giác thực hiện, đồng thời tuân thủ các quy định của văn phòng, sẵn sàng làm việc. Doanh nghiệp nên tổ chức đào tạo quy trình 5S, giám sát, kiểm tra góp phần tạo thói quen cho nhân viên.
Lý do 5S phổ biến?
Quy trình 5S phổ biến là do quy trình này sử dụng được cho đa dạng tổ chức, từ 5S trong nhà máy, xí nghiệp cho tới văn phòng, công ty; với nhiều quy mô từ lớn đến nhỏ.
Học hỏi và áp dụng quy trình 5S ở Nhật tại các doanh nghiệp Việt Nam giúp các doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích.
Lợi ích của quy trình 5S là gì?
Các tổ chức áp dụng thành công quy trình 5S sẽ không chỉ có một không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ mà còn tạo được nhiều lợi ích khác.
- Loại bỏ vật dụng không cần thiết, nơi làm việc sạch sẽ và có tổ chức: nhờ vào bước Seiri sàng lọc những vật dụng nên bỏ, nên giữ lại, những đồ đạc liên quan và không liên quan tới công việc.
- Giảm thiểu sự lãng phí: lãng phí ở đây bao gồm thời gian tìm kiếm, vận chuyển vật dụng, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa các máy móc, thiết bị hư hỏng do không được vệ sinh kịp thời.
- Xây dựng củng cố và nâng cao trách nhiệm của nhân viên: đối với việc đưa ra các tiêu chuẩn cụ thể, thực hiện săn sóc thường xuyên, tạo cho nhân viên thói quen duy trì và tự kiểm tra các bước ở quy trình 5S và từ đó có trách nhiệm với nhiệm vụ của mình hơn.
- Tạo dựng mối quan hệ giữa nhân viên, nâng cao đời sống tinh thần, nâng cao hiệu suất làm việc: việc cùng nhau xây dựng quy trình 5s tạo sự tương tác, giao lưu giữa các nhân viên, giúp tinh thần thoải mái, từ đó tinh thần làm việc của nhân viên tốt hơn, năng suất lao động cao hơn.
6 bước áp dụng quy trình 5S
Vậy các bước áp dụng 5S là gì? Dưới đây là 6 bước cơ bản nhưng là mấu chốt góp phần quyết định sự thành bại của việc thực hiện quy trình 5S
Bước 1: Lên kế hoạch
Để thuận lợi trong quá trình triển khai 5S, trước tiên nên tiến hành khảo sát các khu vực, lập kế hoạch và các tổ thực hiện. Kế hoạch này nên được viết rõ ràng và bao gồm tiến độ dự kiến.
Bước 2: Đào tạo và chỉ dẫn
Tổ chức hướng dẫn, chia sẻ các tiêu chí, mục đích của 5S cho những người liên quan.
Bước 3: Chọn lựa khu vực
Sau khi có kế hoạch cụ thể, nhân lực thực hiện, tiến hành khảo sát các khu vực, chọn ra khu vực để các công cụ hỗ trợ, các khu vực cá nhân thì nên được tôn trọng, sau đó đánh giá sơ bộ các tiêu chí 5S.
Bước 4: Triển khai thực hiện
Ở bước này, tập trung vào thực hiện các bước trong 5S ( bao gồm 5 chữ S ở phần trên).
Bước 5: Không ngừng cải tiến
Để đạt được kết quả tốt trong triển khai 5S phải luôn phân tích, đánh giá những kết quả đã đạt được, học hỏi kinh nghiệm từ những doanh nghiệp đi trước cùng quy mô.
Bước 6: Tạo thói quen và triển khai cho các khu vực khác.
Yếu tố giúp quy trình thực hiện 5S thành công
- Lãnh đạo: nhà lãnh đạo nên có sự hỗ trợ và chỉ dẫn kịp thời trong quá trình triển khai quy trình 5S, đặc biệt là các bước đầu.
- Tự nguyện: các thành viên trong tổ chức sẵn sàng tham gia vào công việc, tự giác thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Đào tạo: tổ chức đào tạo cho nhân viên hiểu rõ về quy trình, nắm bắt được các bước cần làm, từ đó, họ có thể sẽ tự nguyện tham gia xây dựng quy trình này.
- Cải tiến: thường xuyên thực hiện và cập nhật các tiêu chuẩn trong quy trình để đạt được kết quả tốt hơn.
Quy trình chất lượng 6S là gì?
Đã bao giờ bạn thắc mắc 6s trong sản xuất là gì? Tiêu chuẩn 6S được phát triển dựa trên quy trình 5S, bao gồm 5S là Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng) và S thứ sáu được bổ sung là Safety (An toàn: đảm bảo đặt an toàn lên trên hết trong mọi quy trình làm việc) (tham khảo Wikipedia)
Vậy tại sao lại xuất hiện Safety? Trong quá trình làm việc, người lao động có thể đối mặt với các nguy hiểm tiềm tàng, đặc biệt tại những nơi nhà xưởng sản xuất có hóa chất độc hại hoặc dụng cụ nguy hiểm, cồng kềnh. Giữ an toàn tại nơi làm việc không chỉ đảm bảo sức khỏe, tính mạng cho nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu được các chi phí phát sinh không đáng có nếu chẳng may có tai nạn lao động xảy ra.
Các bước trong tiêu chuẩn 6S
Các bước trong quy trình tiêu chuẩn vệ sinh 6S khá tương đồng với quy trình 5S, chúng tôi xin tóm lược như sau:
- Sàng lọc – quan sát tất cả các khu vực, phân loại các thiết bị, dụng cụ, tài liệu,… theo hai phần cần thiết và không cần thiết. Những thứ không cần thiết thì có thể vứt bỏ.
- Sắp xếp – đưa các vật dụng cần thiết vào đúng vị trí của nó.
- Sạch sẽ – Vệ sinh sạch sẽ, không để bụi bẩn
- Săn sóc – Chăm sóc giữ gìn vệ sinh bằng việc duy trì thực hiện 3S đầu tiên, tạo các dấu hiệu trực quan rõ ràng và đơn giản như dán nhãn ghi chú, đánh dấu sàn,…
- Sẵn sàng – Áp dụng hiệu quả, liên tục các kiến thức liên quan đến việc duy trì một nơi làm việc hiệu quả.
- An toàn – là nền tảng quan trọng cho các bước trên, phải luôn luôn duy trì tính toàn tại nơi làm việc.
Lợi ích của tiêu chuẩn 6S
Tiêu chuẩn 6S có lợi ích tương tự như tiêu chuẩn 5S, tuy nhiên ngoài những lợi ích chung như:
- Tạo môi trường làm việc sạch sẽ, thoáng mát
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm vật dụng
- Nâng cao tinh thần cho nhân viên trong quá trình cùng nhau thực hiện quy trình
Tiêu chuẩn 6S còn giúp cho nơi làm việc an toàn hơn, tạo sự an tâm cho nhân viên khi làm việc, giảm thiểu rủi ro tai nạn lao động, hạn chế chi phí phát sinh về y tế cho doanh nghiệp.
Tầm quan trọng của tiêu chuẩn 6S đối với doanh nghiệp
Tiêu chuẩn 6S cực kỳ quan trọng đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là các nhà lãnh đạo. Thực hiện tốt tiêu chuẩn 6S, doanh nghiệp không chỉ có môi trường làm việc tốt, tiết kiệm chi phí thời gian, mà còn tạo cơ hội cho doanh nghiệp tiếp cận các phương pháp tân tiến hơn như Lean6sigma (giảm thiểu sai sót và hao phí trong sản xuất).
Ứng dụng của tiêu chuẩn 6S
Tiêu chuẩn 6S không chỉ áp dụng vào các doanh nghiệp mong muốn vệ sinh tại cơ sở mình đạt chuẩn, xây dựng hệ thống quản lý tối ưu mà còn ứng dụng vào việc sản xuất, nâng cao năng suất làm việc.
Một ví dụ của việc ứng dụng tiêu chuẩn 6S vào nhà máy:
- Sàng lọc và sắp xếp lại các vật dụng trong văn phòng
- Dọn dẹp các vật cản lối đi của nhân viên ở nhà máy, đặc chúng vào vị trí thích hợp
- Lau chùi dọn dẹp
- Tổ chức tiêu chuẩn hóa các khu vực bằng việc dán nhãn, đánh dấu sàn
- Kiểm tra lại các thiết bị an toàn, bổ sung các hướng dẫn an toàn cho nhân viên và khách.
- Tiếp tục duy trì và đánh giá tiêu chuẩn 6S thường xuyên để có những cải tiến kịp thời.
Tiêu chí đánh giá việc thực hiện tiêu chuẩn vệ sinh 6S
Tiêu chí | 5 | 4 | 3 | 2 | 1 | 0 |
| Sàng lọc | Các vật dụng giữ lại đều cần thiết, không bị thiếu | Có sự lộn xộn và thiếu nhưng không đáng kể | Ít lộn xộn, thiếu thứ cần thiết và vẫn còn tồn tại một số thứ không cần thiết | Còn nhiều vật dụng không cần thiết | Nhiều vật dụng không cần thiết đặt khắp nơi | Rất lộn xộn, |
| Sắp xếp | Các vật dụng được sắp xếp đúng, gọn gàng, ký hiệu để phân biệt vị trí, lối đi thẳng hàng, được đánh dấu tốt | Vật dụng sắp xếp tương đối gọn và đúng vị trí, lối thông thoáng | Các vật dụng được đặt đúng chỗ | Cơ bản vật dụng được đặt đúng chỗ, tuy nhiên còn nhiều vật đặt sai vị trí, lối đi không được đánh dấu rõ ràng | Vật dụng quan trọng không có vị trí, lối đi không rõ ràng | Tổ chức sắp xếp kém |
| Sạch sẽ | Mọi thứ trong khu vực đều trong tình trạng tuyệt vời, sạch sẽ, không bụi bẩn | Tất cả sạch sẽ và tiện dụng | Hầu hết sạch sẽ và tiện dụng, một số thiết bị dùng chung không hoạt động | Một số vị trí không sạch sẽ | Còn nhiều vật dụng, khu vực cần được làm sạch | Khu vực bẩn, tồn tại các mối nguy hiểm cho sức khỏe |
| Săn sóc | Các tiêu chuẩn cho các khu vực cá nhân và tập thể được tuân theo, các khu vực có khả năng cải thiện đã được thực hiện tốt. | Các tiêu chuẩn cho các khu vực được tuân theo, các khu vực có thể cải thiện hầu hết đã làm. | Cơ bản tuân theo các tiêu chuẩn và cải thiện các khu vực còn khả năng | Không có tiêu chuẩn được tuân theo hoặc theo dõi và không có các khu vực được cải thiện | Rất ít danh sách kiểm tra các tiêu chuẩn, không rõ các khu vực cần giải quyết | Không có danh sách kiểm tra nào tồn tại, đánh giá 6S không được thực hiện |
| Sẵn sàng | Tất cả hệ thống được lập hồ sơ và theo dõi để duy trì ít nhất 6 tháng | Duy trì trong ít nhất 3 tháng | Tối thiểu duy trì trong 1 tháng | Duy trì dưới 1 tháng | Hệ thống theo dõi ít ổn định | Không có hệ thống hay cam kết duy trì 6S |
| An toàn | Tất cả các thiết bị an toàn đã được kiểm tra và hoạt động tốt.Tất cả nhân viên được đào tạo sơ tán trong vòng 12 tháng.Cửa thoát hiểm, lối đi thông thoáng.Mạch điện an toàn, không bị quá tải.Các khu vực bên ngoài cơ sở được duy trì tốt | Trên 85% các thiết bị an toàn được kiểm tra, các mục tương tự điểm 5 nhưng cần một chút cải tiến | 60% các thiết bị an toàn được kiểm tra75% nhân viên được đào tạo sơ tán trong vòng 1 năm, tương tự như điểm 4 nhưng thấp hơn. | Dưới 50% thiết bị an toàn được kiểm tra, các tiêu chuẩn còn lại thấp hơn điểm 3 | Dưới 30% thiết bị an toàn được kiểm tra, các mục còn lại thấp hơn điểm 2 | Trên 80% các thiết bị an toàn không được kiểm tra, hầu hết các mục còn lại đều tệ |
Với tiêu chuẩn 5S bạn đã có thể hệ thống doanh nghiệp của mình, tuy nhiên với tiêu chuẩn 6S tích hợp thêm yếu tố an toàn, điều này giúp doanh nghiệp không chỉ trở nên tinh gọn mà còn giảm thiểu các rủi ro về vấn đề an toàn. Đối với vệ sinh, tiêu chuẩn 6S sẽ giúp giảm thiểu thời gian và công sức dọn dẹp về sau.
>>> Có thể bạn quan tâm:
https://vesinhcongnghiepviet.com/tieu-chuan-iso-22000/
Đón đọc thêm các bài viết hữu ích khác tại website của chúng tôi.
Trang tin tức tổng quan ngành vệ sinh công nghiệp
Email: hotro.vesinhcongnghiepviet@gmail.com
SĐT: 0336065168
